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オモシロ仕事術

書類をサクッと読みこなすテクニック

「うわぁ……こんな分厚い書類に目を通さないといけないの?」

と感じられたこと、ありませんか?

そう感じられたなら、それは読書方法が間違っているのかもしれません。

これから紹介します『読書の効率化』によって、そんな面倒な書類もサッと読みこなせるようになります。

下記は本を読むこと前提に書いておりますが、書類でもまったく同様に読めますので、ぜひ仕事でもご活用ください(^^)

それでは始まり始まり〜。

 

1冊1冊丁寧に熟読しようと思ってもいまや無理

ぼくが子供の頃は『出会った本を1冊1冊じっくり読む』ことがまだ当たり前の時代でした。何しろネットがありませんでしたから、通販で本を買うなんて考えられませんでした。でも街の書店にも豊富なラインナップはありませんでしたから、買ったらじっくり読むのが当たり前の世界でした。

ですがネット登場以降、そんな牧歌的な世界は一変します。

説明するまでもなくネットには情報が溢れかえっておりますし、Amazonには無尽蔵に本があります。さらには、YouTubeにも学習動画は無制限にアップされ続けています。

このような環境になりますと『出会った本を1冊1冊じっくり読む』などということはやってられなくなりました。

そこで大切なのが『読書の効率化』です。

いわゆる速読ですが、ぼくは、学生時代から速読に興味がありましたので、速読に関するいろんな書籍を読んだり、けっこう高額なセミナーに足を運んだりもしました。そして『速読の正体』に気づいたのです。

その速読の正体とは──どうしてもセミナー集客をしなければならないことから広告宣伝が派手になりがちなだけで、速読とは魔法でも超能力でもなく──単なる『読書の効率化』にすぎないということです。

例えば、ページをペラペラめくっただけであらゆる情報を暗記できるようになるわけではありません。視界に入った情報は、確かに、無意識下に記憶されるのかもしれませんが、それを使いたいタイミングで引き出せないのなら意味がないわけです。速読によってインプットした情報が、ひらめきとして想起されることはあるかもしれませんが、資格取得などでは、ひらめきを待っていたら試験時間が終わってしまいます。

だから速読とは、あくまでも『読書の効率化』であり、どらいもんの暗記パンのような能力ではないのですね。

ですので速読のために眼球訓練をする必要もなければ、3行まとめて読む必要もありません。

『読書の効率化』を知っていれば、知らない人より数倍は早く読書できるというだけの話です。さらに理解度も深まると思います。

 

 

意外と知らない超重要な情報処理の大前提

ぼくはITの人間で、ずっとひとりで仕事をしてきましたので、プログラミングから文章執筆、デザインやイラストに至るまで、なんでもやってきました。

プログラムも文章もデザインもイラストも、すべて情報であり、ぼくは、分野の違う情報に絶えず触れてきたといっても過言ではありません。

その複数分野の情報を触れてきた経験から痛感することがあります。

それは『木を見て森を見ない人がけっこういる』という点です。

木を見ているならばまだいいのですが、ときには枝葉しか見えていない人もいます。

こういう視点しかないと、読書においても大変な不利となってしまいますので、iPhoneとかiPadを使いこなす前に、『森を見てから木を見て、そのあとに枝葉を見る』ということを気にかけてほしいと思います。

将棋や囲碁でいうところの大局観ということですね。

将棋や囲碁は難しいですが、こと読書においては、これからお話することを知っていれば大局観を持つことはさほど難しくありません。

 

ところで、ぼくがこの大局観を初めて教わったのは中学生のときでした。

国語の先生が『作文は、まず全体について書きなさい。それから細かい部分を書いていくこと。そうすればよい文章になります』と教えてくれたのです。

当時、ぼくはすでに小説を書いていたのですがぜんぜん上手く書けず、誰も教えてくれず、書店にいっても小説の書き方なんて本はなかったので悪戦苦闘していました。なのでその先生の教えはもう本当に目から鱗だったのを、いまでもありありと覚えています。

大局観の例をもう一つあげるとイラストの作画も同様です。

作画行程を全く知らない人は、いきなり人物の瞳から描き始めたり、髪の毛から描き始めたり、よくても顔の輪郭から描き始めたりします。

でも、このような作画行程はプロでもしません。というか、いきなり瞳からはプロでも描けません。

まずは、円や楕円で人体の位置関係を掴むことから入ります。いわゆるアタリですね。そこから輪郭を描いてみて、目鼻を描き、髪の毛を描くわけです。

イラストでいうところのアタリが『森を見る』ということに該当します。目鼻は『枝葉』なのです。枝葉から描き始めると、プロでも絵柄がゆがんでしまうことでしょう。

 

そしてこれからお話する『読書の効率化』も同様です。まずは森を読んで、その後に枝葉を読まないと、早く読めないどころか理解度も低い状態に陥ってしまいます。

だから読書でも『森を読んでから枝葉を読む』わけです。

では『森を読む』とはどういうことでしょうか?

 

 

効率のよい読書は『選定』がキモ

『森を読む』の説明をする前に、効率のよい読書をするためにもう一つ大切なことを。

効率のよい読書においては『読むべき本を見極める』という選定作業が重要です。

その選定を行うために『森を読む』のです。

もちろん、どんな本にも価値がありますが、『いまのあなたにとって価値がある本』には違いがあります。そしてそれはあなたにしか分からないのです。

例えばあなたが社会人だとしたら、センター試験の過去問題集はまるで価値のない書籍でしょう。でもあなたがかつて大学受験したことがあるのだとしたら、そのときはとても価値ある書籍であったことでしょうし、もし今後、社会人入試などしたくなったときは、またお世話になるかもしれません。

このように書籍は、本人が抱える問題や悩み、あるいは趣味趣向によって価値のありようが変わるわけです。

そしてそれは、あなた自身にしか分かりません。如何に著者や編集者が、読者に向けて最適な内容を取捨選択して執筆・編集しようとも、あなたにとってベストな書籍にはならないのです。

だから書籍は『いまの自分に最適になるよう再編集』してやる必要があるのですね。これが最も効果の高い『読書の効率化』です。

そうして再編集の結果『今の自分には読む必要ないな』と分かったのなら、惜しみなくページを閉じる必要があります。

『いまは読む必要のない書籍』を閉じた時点で、読書に費やさねばならないはずだった何十時間もの時間を空けることができます。

『いまは読む必要のない書籍』を読む時間は、もはや、現代人にはないのです。

ですが書籍はストックしておきましょう。そのストックにはデジタルがとても向いているのです。電子書籍や自炊書籍のことですね。

デジタルで保存しておくことで検索もできるようになり、必要なタイミングになったら検索してその価値を引っ張り出す──そういう自分だけのデータベースを作ることができます。しかも保存場所は、ストレージですから実質ゼロです。

だから書籍は、どんどん買ってバンバン閉じましょう。捨てるのではなく閉じるのです。

例え良書だとしても、いまの自分にとって必要な情報はほんの一握りのはずですから、あとはデジタルの海に沈めておき、必要になったら検索をかけられるようにしておけばいいのですね。

ちなみに『自分だけのデータベース』を作ると考えれば、『せっかく買ったのにもったいない』という気持ちも抑えることができます。

 

そのためぼくは、電子書籍を推奨しています。保存も無制限にできるし、本文の検索もできるので『自分だけのデータベース』にはうってつけなのです。

電子書籍が出ていない場合、ぼくは自炊します。自炊とは、書籍を『裁断→連続スキャン→PDFファイル化』する作業のことです。

仕事の書類も、もっぱら自炊しています。また必要に応じてOCR(光学的文字認識)をかければ、本文検索もできるようになるので万全ですね。

そうしてiPhoneやiPadで読むわけです。

とくに自炊書籍はレイアウト固定のため、iPadが非常に役立ちます。

 

 

森を読む方法・枝葉を読む方法

では実際に、どのように読めば読書が効率化できるのか説明していきましょう。

 

第一段階は『ページをペラペラめくる』です。

いきなり最初の一行から読むのではなく、ページをペラペラめくっていきます。1ページ数秒のペースですので、数分もあれば1冊めくり終えることになります。

さてこのとき、いったい何をしているのかというと、書籍の全体像を把握しているのです。だから読むというよりは眺めているという感じですね。

目を通しているのはまず見出しです。サッと見るくらいで構いません。

それと、実用書はとくにそうですが、太字や赤字で書かれている文章があると思いますので、それにも目を通しておきます。書籍によっては、太字赤字がすごく多いこともありますので、読みふけりそうになったら飛ばしましょう。あくまでも1ページ数秒のスピードでめくっていきます。

図解があるならその図解も眺めておきましょう。ただし図解内に書き込まれている細かい文字は読みません。

とにかく『なるべく早く目を通す』ことがポイントです。だから精読してはいけません。

これが『森を読む』ということです。

面白そうな章は、つい読みふけりたくなりますがそこはグッと我慢です。そこで読書に入ってしまうと『森を読んでいたはずが枝葉を読んでいる』ことになってしまいます。

こうして数分で全ページをめくり、見出し・太字・図解にザッと目を通していくと、どうなるのか?

その本の『構造』が頭に入るのです。

つまり、『どこに何が書かれているのか?』ということがザッと把握できるようになっています。

この段階では、まだ書籍を詳細に理解はしていません。していませんが、なんとなく、どんなことが書かれているのかが分かってきますし、さらには書籍の構造を把握できることにより、いわば、『書籍の地図』が頭の中にできあがる状態です。

地図があれば道に迷いませんし、行きたい場所にピンポイントで行くこともできます。

「目次を読めばいいのでは?」という意見もありますが、目次を読むより、ページをめくって全体に目を通すほうがいいのです。なぜかというと、その方が各章のボリュームも把握できますし、ページの『位置情報』も伴うことになりますので記憶にも残りやすくなります。

特に電子書籍は『物理的なページの厚み』がありませんから、読書全体のボリュームを把握しにくくなっています。だからiPhoneやiPadの中でペラペラめくって、全体像とボリュームを事前に把握しておくことがなおのこと大切です。

そして『書籍の地図』ができあがった段階で、いまの自分にとって必要ない情報であると分かったなら、その本はもう読みません。

「読んでみよう」または「そこまで必要ではなさそうだけど、念のためもうちょっと読んでみようかな?」と感じたのなら次の段階に行きます。

 

第二段階段階は『はじめにの精読』です。

ほとんどの書籍には『はじめに』が書かれておりますが、これは精読します。この『はじめに』で、あなたに何を伝えたいのか?の概要を説明してくれています。『森』という全体を把握するために『ぱじめに』もうってつけです。

 

第三段階は『興味のある章から読んでいく』です。

『書籍の地図』が頭の中で完成した段階で、だいたい、どこに何が書いてあるのかは把握できていますので、いちばん読みたいところから読んでいきましょう。

小説などの物語を除き、書籍は、最初から順を追って読む必要はないのです。前述の通り、あなたに必要な情報はあなたにしか分かりませんから、いまの自分にもっとも必要な章から読みましょう。これが『いまの自分に最適になるよう再編集』するということです。

そしてこの第三段階で満足いく情報収集ができたのなら、ここで書籍は閉じて、あとは『自分だけのデータベース』にしまっておきましょう。

 

第四段階が『精読』です。

まったく未知の分野は、書籍に書かれていることは知らないことばかりですから精読の必要性があるでしょう。

「けっきょく精読するなら、ペラペラめくったりせずに最初から精読すればいいのでは?」と思われるかもしれませんが、最初に『森』を見て地図を作っておき、内容の全体像を把握しておくと理解度が段違いなのです。

だから、未知の分野を勉強するときこそ『森を読む』効果が発揮されます。

例えばマラソンをしているとき。コースが分かっていれば、ペース配分もできるし、ゴールまでの道のりも把握しやすいのでヤル気も持続すると思います。でもこれがコースが分かっておらず『次の交差点を右折』などの指示を聞くだけだったらどうでしょうか? ペース配分が全くできませんし、どこまで走ればいいのか分からないからすごく不安だと思います。

読書もマラソンのようなものですから、コースやゴールがあらかじめ分かっていないと見通しが立たず、途中で気力を使い果たしてしまったり、不安感から理解できなくなったりなど、いいことないのです。

だからいつ何時も『読書の地図』を頭の片隅に描くようにしましょう。

長大な専門書を読むときなどは「いま何を読んでいるんだっけ?」と迷子になりがちです。そんなときは第一段階に戻って、改めて書籍をペラペラめくり始めてください。

電子書籍なら簡単にしおりが入れられますし、ページめくりもタップするだけですから面倒でもありません。

また、「この本はもう読む必要ないかも」と思えたなら精読中でも本を閉じましょう。書籍は、先に進むほどに枝葉に関する内容が書かれていますので、「もう読む必要ない」と思ったのなら、それ以上の枝葉情報は、いまのあなたには必要ないということです。

 

 

マニュアル本を読み解くコツ

具体例として、マニュアル本を読み解くコツをお話しましょう。

マニュアル本とは『iPhoneの使い方』『iPadおすすめアプリ100選』などから始まって、『できちゃうWord』『Excelマクロの使い方』などのオフィス系ソフト、さらには『プロでも知らないPhotoshopテク』みたいなプロ向けの書籍なども該当します。

この手のマニュアル本は、本当に、あっという間に読み終えることができます。

1.ペラペラめくります。
2.はじめにを読みます
3.見出しだけ読みます。

これで終わりです。

この3ステップだけで、どんなに難易度の高い業務用ソフトでもマスターできます。『はじめに』を読むのも面倒だったら省略して2ステップでも構わないくらいです。

資格取得をしたいのなら内容を覚える必要がありますが、スキルアップのために何かのソフトを習得したいのでしたら、『そのソフトで何ができるのか? できないのか?』を把握しておくだけでいいのですね。この把握が『森を読む』ということです。

そうして、その機能が使いたくなったら、マニュアル本を辞書代わりに使えばいいのです。

コンピュータが苦手という人ほど、この手のマニュアル本を頭から精読しがちです。

息をするかのようにコンピュータを使っている人は、マニュアル本を精読なんてしていないし、コンピュータのすべてを把握しているわけでもありません。

「iPhoneなら、たぶんこんな機能はあるだろう」とアタリを付けて、使いたくなったらそのときに都度調べているだけなのです。そして「たぶんこんな機能はあるだろう」という見解を持つためにも『森』は読んでおく必要があるのですね。

 

なお、『森を見てから枝葉を見る』という考え方は、読書に限らず、資格取得やスキルアップなど、あらゆる勉強のシーンで共通する考え方となります。もちろん仕事にも活きます。

例えばぼくは、ホームページを作るためにHTMLとCSSという言語を書きます。

この言語体系には、当然、何百種類という単語があり、それを1冊にまとめると辞典並の分厚さになりますが、ぼくはそのすべての単語を覚えてなどいませんし、ぼくが日々使っている単語など十数種類です。

以前に友人と、HTMLとCSSの試験を受けたことありますが、100点満点中、友人は80点で、ぼくは30点でした(笑)

でも当時から、ぼくはプロとして実務をこなし、知人はプロにはなりきれないで四苦八苦していました。

なぜ、テストの点数が悪くても実務をこなせるのかといえば、ぼくは『森の大きさ』を知っていたからです。まぁそのテストがマニアックな出題ばかりでそもそもまったく有用でなかった、ということもありますが。

ぼくは『HTMLとCSSは何ができるのか? できないのか?』という森全体を把握していますから、様々な依頼が舞い込んでくる実務にも対応できます。『その依頼がHTMLで対応可能であることは知っているけど、具体的にどう書けばいいのかは知らない』ということは、あとはググればいいだけです。

でも友人は、HTMLの枝葉情報ばかり覚えているから『自分が覚えたコト』しかできません。『HTMLでどこまでできるのか?』を知らないと、多彩な依頼が舞い込む実務においては怖くて仕事など受けられません。

もっといえば『何ができるか?』を組み合わせて、『より美しいプログラム』(笑)を組むという応用力のほうが重要です。

このように『森を読む』というのは何事においても非常に重要になってきますし、その森さえ分かっていれば、読書は完了しても構わないのです。

そうやって効率よく読書をして、余った時間を実務に当てたほうがよほど有意義だと思います。

 

 

理解できないときは『変える』か『飛ばす』

『森を把握してから木を見る』といっても、そもそもの内容が理解できないときもあるでしょう。

そんなときの対処は2つあります。

 

1つめは『変える』。変えるとは、より初心者向けの書籍に変えるということです。『変える』は、内容がさっぱり理解できない未知の分野や、まるで忘れてしまった分野などに当てはまります。

つまり『森が理解できない』という時に有用です。

例えばTOEICの試験勉強を始めても、その教科書に書かれていることがさっぱり分からないのであれば、中学英語にいったん戻ったほうがいいといえます。

 

2つめは『飛ばす』。『よく分からない部分もあるが、全体の文脈は分かる』というような時には『飛ばす』を行います。どういうことかというと、分からない箇所はいったん飛ばしてしまい、分かる箇所を読み進めていきましょう。

つまり『木や枝葉が理解できない』ときに有用です。

例えばぼくが解像度の勉強をしていたとき。

解像度とは非常に範囲の広い意味でして、画面解像度とか光学解像度とか印刷解像度とか、様々な用法があったりします。ぼくはIT業界の人間でしたので画面解像度については詳しかったのですが、印刷業界の人間ではありませんから、印刷解像度についてはよく理解できませんでした。実体験がほとんどなかったからかと思います。

でもそれ以外の解像度については理解できましたから、とりあえず、印刷解像度については飛ばして、勉強を先に進めました。すると、徐々に印刷解像度についても分かるようになっていったのです。

分からなくても進めることで、解像度に関する比較が頭の中で起こったり、森となる全体像がより掴めたりしたのだと思われます。

アインシュタインの名言で「問題を作ったときと同じ思考レベルでは、それを解決することはできない」というものがあります。この名言は、読書にも当てはまると思います。

理解できない枝葉は、いまの知識レベルでは理解できないということですね。だから、知識レベル全体を引き上げてやる必要があります。そうすると、いままで見えなかった事象が見えるようになり、結果、理解できなかった枝葉が理解できるようになるということです。

なので枝葉が分からないときは、安心して読み飛ばし、先に進んで、自分の知識レベルがアップしたら再度取り組んでみましょう。

 

 

同じテーマで様々なソースに触れる

読書を主体とした勉強の際に『1冊の教科書をやりこむべきか?』『複数の教科書に当たるべきか?』と意見が分かれることもあります。

ぼくは『答えのある勉強は1冊をやりこめばいいけれど、答えのない勉強は複数の教科書に当たるべき』という考えです。

 

例えば大学受験や資格取得などの試験勉強でしたら、時間も限られていますし、評判のよい参考書1冊をやり込むのでいいと思います。

なぜなら試験勉強には『答え』があるからです。答えがあるということは、複数の教科書に当たっても同じ答えなのですから、時間を掛けて複数の教科書に当たる必要性がないのですね。それに、1冊の教科書を反復することで暗記もできます。

 

ですがスキルアップを図るとなると『1冊の教科書をやりこむ』のでは足りません。

例えばプログラミングだって、人によってその組み方は千差万別です。これがもっと抽象的な、経営戦略とかマーケティングとかのスキルになってくると、さらに答えがありません。

また、日々仕事に携わっていると、いろんなモノの見方・感じ方・考え方があると思いますが、それらは『こっちが正しくてあとは全部間違い』というわけでもないのです。それぞれのシーンにおいて使い分けが必要かもしれませんし、特定の状況では特定の方法がもっともいい場合もありますし、はたまた、いろんな方法を組み合わせないとまずいかもしれません。

だからスキルアップには複数の教科書に当たるべきだと思います。

複数の教科書に当たると、それぞれの理論や方法を比較できて『教科書Aにはああ書いてあったけど、教科書Bにはこう書いてある。でもAもBも、コレに関しては共通している』ということが分かっていきます。

そうすると、どんな教材にも共通して書かれていることは非常に重要であるということが分かりますし、異なる理論が書かれていたとしても、なぜ意見が分かれるのかが浮き彫りになります。

この『浮き彫り』という現象が重要で、これにより理解度が飛躍的に高まるのです。

例えばぼくは作画の勉強をしていますが、絵が上達する方法はいろいろとあります。でもどの書籍にも『デッサンが重要』と書かれています。着色でも線画でもなく、最重要なのはデッサンなのです。そうしてまた、『なぜデッサンが重要なのか?』『そもそもデッサンとは何か?』ということが、いろんな著者の視点で語られておりますから、デッサンに対する理解も深まっていきます。

だから、こと実務的なスキルアップを図るときは、複数の教科書に当たるべきだとぼくは思います。

 

ちなみにこれは、セミナーや講演会にいって学ぶときも同様です。

ぼくは、先生ひとりに弟子入りするとかファンになるとかはありません。いつどんなときでも、複数の先生に学び、先生たちの理論を頭の中で比較し、自分なりの答えを作り出しているように感じます。

ずいぶんとまぁ偉そうなことをやってしまっておりますが、頭の中だけの話なのでご勘弁ください。

そしてこれは『どっちの先生が正しいのか?』と見極めたいわけでもありません。勉強しているテーマの切り口を様々に持つことで、より理解を深められるからそうしているのです。

ただし、ここで注意点を一つ。

複数の先生に学ぶのがよいからといっても、1日で5人も6人も登壇する講演会はおすすめしません。

1日にそんなたくさんの先生が話すのでは、持ち時間は2時間もないかと思います。それでは、ガイダンス程度しか聞けません。また、その手の講演会は宣伝が含まれることもあるし、でも途中で抜けるのもはばかられます。

丸一日かかるのでがんばっている気分にはなりますが、その実、内容は薄いのです。

多くの時間と労力を掛けてガイダンスに足を運ぶなら、書籍を読んだほうがよっぽど効率的だし、しかも安いです。電子書籍なら、ワンタップで膨大な知識が即座に降ってきます。

セミナーや講演会に行くときは『この先生の話をぜひとも聞いてみたい』という先生を見つけ、単独講演のときにしましょう。そうして、そういう先生を数名見つけておき、日程を改めて行くのがいいと思います。

 

 

たくさん読むより重要なこと

以上が『読書の効率化』についてでした。

たまに「毎月100冊は読んでいる」という人がいますが、ぼくはアレはあまり意味がないと思っています。(そもそも、精読した上での100冊なのかも分かりませんし)

なぜ意味がないのかというと、その行為は読書が目的になってしまっているからです。

読書とは手段です。

なんの手段なのかといえば、あなたの悩みを解決したり、なりたい自分になるための手段です。だから目的とは、読書ではなく問題解決であるはずです。

であるならば、がんばって毎月100冊読破しようとするよりも、あなたの問題を解決するためのたった1行さえ見つけることができるならば、それでいいというわけですね。

その1行さえ見つかれば、読書しなくたって構わないわけです。

もちろん『読書の効率化』は、読書することそれ自体が楽しみという人にまでは強要しません。ですがそんな人であっても、急ぎ読まねばならない膨大な書類が目の前にひょっこり現れるかもしれません。

そんなときに『読書の効率化』をしてみればいいだけです。

つまり、読書で問題解決をしたいのか、読書を楽しみたいのかで、読み方を適宜変えていきましょうということですね。

 

ということで、ここまでお読み頂きありがとうございました。

今回ご紹介の方法で、あなたの積ん読本や雑多な書類が少しでも減っていくようであれば幸いです(^^)

今回のようなお役立ち情報は、メルマガなどで今後も発信していきたいと思いますので、ぜひご期待ください!

それでは今後ともよろしくお願い致します。